Das Ordensverfahren unterscheidet „Anregungen“ und „Vorschläge“ für die Verleihung des Verdienstordens.
Eine Anregung kann jeder für jeden aussprechen. Dies geschieht formlos an den Landrat. Eine Anregung sollte möglichst folgende Angaben über die auszuzeichnende Person enthalten:
- Vorname und Familienname
- Wohnanschrift
- Geburtsdatum
- Darstellung von Art und Umfang der besonderen Verdienste um die Bundesrepublik Deutschland und das allgemeine Wohl
- gegebenenfalls Referenzpersonen oder Organisationen, die zu dem Vorschlag Stellung nehmen können.
Die Anregung wird dann zunächst vom Fachdienst Bürgerbeteiligung und Ehrenamtsförderung des Landkreises geprüft. Es werden alle ehrenamtlichen Tätigkeiten der angeregten Person zusammengetragen, Stellungnahmen von Referenzpersonen eingeholt und eine Vorschlagsbegründung für die Hessische Staatskanzlei verfasst.
Vorschlagsberechtigt gegenüber dem Bundespräsidenten sind die Ministerpräsidenten der Länder. Die Hessische Staatskanzlei prüft die Vorschlagsbegründung des Landkreises und reicht dann einen offiziellen Vorschlag beim Bundespräsidialamt ein.
Das Bundespräsidialamt trifft die endgültige Entscheidung über die Verleihung des Bundesverdienstordens in einer angemessenen Ordensstufe.
Das Ordensverfahren kann mehrere Monate oder Jahre dauern, da viele Stellen gehört und eingebunden werden müssen.
Dem Bundespräsidenten ist insbesondere daran gelegen, das hohe ehrenamtliche und gesellschaftliche Engagement der Frauen auch bei den Ordensverleihungen angemessen zu würdigen.
Wer seine eigene Auszeichnung anregt, kann nach dem Ordensrecht nicht mit einer Verleihung des Verdienstordens rechnen. Auch kann der Verdienstorden in der Regel nicht posthum verliehen werden.
