Fachdienst Verwaltung (HdB)

Der Fachdienst Verwaltung übernimmt die zentrale Organisation und Steuerung sämtlicher verwaltungsbezogener Abläufe der Volkshochschule und gewährleistet einen reibungslosen Geschäfts- und Verwaltungsbetrieb. Zu den allgemeinen Verwaltungsaufgaben gehören insbesondere die Koordination geschäftsstellenübergreifender Verwaltungsprozesse, die Organisation und Durchführung des zentralen Anmeldeverfahrens, die Aktenführung von Kursen, Seminaren und Sonderveranstaltungen.

Darüber hinaus übernimmt der Fachdienst die vollständige Kursverwaltung einschließlich der Erfassung der Teilnehmenden im Kursverwaltungsprogramm sowie die Verwaltungsaufgaben für Veranstaltungen einzelner Programmbereiche und erstellt Protokolle für den vhs-Beirat sowie die Außenstellenkonferenzen.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der Umsetzung rechtlicher sowie organisatorischer Anforderungen. Hierzu zählen die Klärung von Rechts-, Steuer-, Sozial- und Versicherungsfragen, die Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben sowie die Vorbereitung des Abschlusses von Mietverträgen. Ergänzend erstellt der Fachdienst die Gesamtjahresstatistik und sorgt für eine ordnungsgemäße Dokumentation der Verwaltungsprozesse.

Im Bereich Haushalt und Finanzen verantwortet der Fachdienst die Beantragung und Überwachung von Haushaltsmitteln, die verwaltungsmäßige Bearbeitung von Zuschussanträgen nach dem Hessischen Weiterbildungsgesetz sowie die Durchführung des Beschaffungswesens. Ebenso gehören die Kontrolle und Abrechnung von Teilnahmegebühren, Honoraren und Fahrtkosten sowie die Abrechnung urheberrechtlich geschützter Verwendungsrechte zu den wesentlichen Aufgaben. Darüber hinaus übernimmt der Fachdienst die vollständige verwaltungsmäßige Abwicklung des schulischen Ganztagsprogramms.

Es fallen im Rahmen des laufenden Verwaltungsbetriebs weitere organisatorische, koordinierende und administrative Aufgaben an, die sich aus den gesetzlichen, organisatorischen und betrieblichen Erfordernissen ergeben.

Montag bis Freitag von 08:00 bis 14:00 Uhr und nach Vereinbarung